Mengendalikan Fungsi Manajemen

A. DEFINISI MENGENDALIKAN (CONTROLLING)
Perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen.

B. LANGKAH-LANGKAH DALAM KONTROL
Proses Pengendalian Manajemen :
1. Perencanaan Strategi
2. Penyusunan Anggaran
3. Pelaksanaan Anggaran
4. Evaluasi Kinerja

Pengendalian Tugas proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Langkah – langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu :

1. mengidentifikasikan tujuan dan strategi
2. Penyusunan program
3. Penyusunan anggaran
4. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi
5. pengukuran prestasi
6. analisis dan pelaporan
7. tindakan koreksi
8. tindakan lanjutan

Tipe – Tipe Control

• (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya

• (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

• (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.

            Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen

Sumber :

http://nonvivit.blogspot.com/2013/10/tipe-tipe-kontrol-dan-kontrol-proses.html

http://cikeindah.blogspot.com/search/label/Softskill%20Psikologi%20Manajemen

MOTIVASI

1. Pengertian Motivasi

        

 Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan. Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup. Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam kehidupan.

2. Teori - teori Motivasi

1.    Teori Drive Reinforcemen

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab dan akibat dari perilaku dengan pemberian konpensasi. Misalnya promosi seorang karyawan itu tergantung dari prestasi yang selalu dapat dipertahankan. Sifat ketergantungan tersebut bertautan dengan hubungan antara perilaku dan kejadian yang mengikuti perilaku tersebut. Teori pengukuhan ini terdiri dari dua jenis, yaitu :

1. Pengukuhan Positif (Positive Reinforcement),

yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh positif diterapkan secara bersyarat

2. Pengukuhan Negatif (Negative Reinforcement),

yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuhan negatif dihilangkan secara bersyarat.

Contoh kasus:

Biasanya di terapkan dalam kehidupan sehari-hari, misalkan seorang kuli panggul di pasar tradisional, jika ia dapat mengangkut/mengirim 5 ton buah pada tiap 5 karung maka akan diberikan 2 kg buah segar oleh pemilik toko buah tersebut,
Drive-Reinforcement nya berbentuk reward berupa materi yang diberikan pemilik toko kepada pekerjanya (kuli panggul).

2.    Teori harapan

Teori ini termasuk kedalam Teori – teori Kesadaran. Teori ini menunjukkan pendekatan kognitif terhadap motivasi kerja, yang menekankan kepada kemampuan individu dalam pemrosesan informasi. Kekuatan motivasi yang mendasarinya bukanlah sebuah kebutuhan. Pekerja diasumsikan melakukan penilaian rasional terhadap situasi kerjanya dengan mengumpulkan informasi untuk diolah, kemudian membuat keputusanyang optimal. Kebutuhan hanya digunakan untuk membantu dalam memahami bagaimana pekerja membuat pilihan berdasarkan pada keyakinan persepsi dan nilai – nilai mereka.

 Teori pengharapan berargumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu , dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut.

Dalam istilah yang lebih praktis, teori pengharapan, mengatakan seseorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia menyakini upaya akan menghantar ke suatu penilaian kinerja yang baik (Victor Vroom dalam Robbin 2003:229).
Teori ini dikemukakan oleh Victor H. Vroom yang menyatakan bahwa kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari hasil pekerjaan itu.

Teori harapan ini didasarkan atas :

1.    Harapan (Expectancy), adalah suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi karena perilaku.
2. Nilai (Valence) adalah akibat dari perilaku tertentu mempunyai nilai / martabat tertentu (daya/nilai motivasi) bagi setiap individu yang bersangkutan.
Pertautan (Instrumentality) adalah persepsi dari individu bahwa hasil tingkat pertama akan dihubungkan dengan hasil tingkat kedua.

Contoh kasus:

Dari sudut pandang Expectancy Theory, para pekerja tidak termotivasi untuk bekerja keras karena tidak adanya hubungan antara prestasi kerja dengan penghasilan. Persepsi mereka adalah bahwa kerja keras tidak akan memberikan mereka penghasilan yang diharapkan. Malahan, dengan adanya PHK, mereka memiliki persepsi bahwa walaupun telah bekerja keras, kadang-kadang mereka malah mendatangkan hasil yang tidak diinginkan, misalnya PHK. Konsisten dengan teori ini, para pekerja pun menunjukkan motivasi yang rendah dalam melakukan pekerjannya.

3.         Teori tujuan

Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai sebuah tujuan spesifik. Saat seseorang menentukan tujuan yang jelas, kinerja biasanya meningkat sebab:

• Ia akan berorientasi pada hal hal yang diperlukan

• Ia akan berusaha keras mencapai tujuan tersebut

• Tugas tugas sebisa mungkin akan diselesaikan

• Semua jalan untuk mencapai tujuan pasti ditempuh

Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan).

Penetapan tujuan juga dapat ditemukan dalam teori motivasi harapan. Individu menetapkan sasaran pribadi yang ingin dicapai. Sasaran-sasaran pribadi memiliki nilai kepentingan pribadi (valence) yang berbeda-beda.

Proses penetapan tujuan (goal setting) dapat dilakukan berdasarkan prakarsa sendiri, diwajibkan oleh organisasi sebagai satu kebijakan peusahaan. Bila didasarkan oleh prakarsa sendiri dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja individu bercorak proaktif dan ia akan memiliki keterikatan (commitment) besar untuk berusaha mencapai tujuan-tujuan yang telah ia tetapkan. Bila seorang tenaga kerja memiliki motivasi kerja yang lebih bercorak reaktif, pada saat ia diberi tugas untuk menetapkan sasaran-sasaran kerjanya untuk kurun waktu tertentu dapat terjadi bahwa keterikatan terhadap usaha mencapai tujuan tersebut tidak terlalu besar.

Contoh Kasus :

Seorang pekeja sales marketing akan termotivasi untuk meningkatkan penjualan dan lebih berusaha mempromosikan barang yang hendak di jual karena jika mencapai target yang ditentukan perusahaan akan memberikan bonus 30 persen dari gaji yang didapat.

4.      Teori Hirarki Kebutuhan Maslow

Menurut Maslow ada 5 macam kebutuhan manusia yang tersusun secara bertingkat sebagai suatu hierarki, yaitu :

a.       Tingkat 1 :

Kebutuhan – kebutuhan fisik, mislanya : makanan, air, seks, dan tidur. “physiological needs : food, watre, sex and sleep”.

b.      Tingkat 2 :

Kebutuhan akan keamanan , misalnya : perlindungan dari kejahatan “safety needs protection from harm”

c.       Tingkat 3 :

Kebutuhan akan rasa cinta dan diterima, misalnya : affilasi dengan individu lain “Love and belonging needs: affiliation with others and acceptance by others”.

d.      Tingkat 4 :

Kebutuhan akan penghargaan, mislanya : prestasi, kompetensi, memperoleh pengakuan dan penghargaan “Esteem needs: Achievment, Competency, gaining approval and recognitions”.

e.       Tingkat 5 :

Aktualisasi diri : pemenuhan kompetensi keunikan seseorang. “Fulfillment of one’s unique potential”. Plotnik ( dalam basuki, 2008 )

Contoh kasus :

Pak Rudi adalah seorang pensiunan direktur disuatu perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan, sudah dua tahun ia pensiun dari perusahaan tersebut dan posisinya sebagai direktur, kini digantikan oleh anaknya Samy. Semenjak ia pensiun, semua urusan perusahaan ditangani oleh Samy tanpa kecuali, ia tidak ingin ayahnya terbebani pikiran karena sudah pensiun. Walau merasa dirinya sudah pensiun Pak Rudi ingin sekali berpartisipasi mengembangkan perusahaan, namun anaknya melarang karena merasa ayahnya itu sudah lebih baik dirumah saja. Pak Rudi merasa kebutuhan akan aktualisasi dirinya tidak terpenuhi, karena walau ia sudah pensiun, ia ingin membuktikan bahwa ia masih berkompeten dengan pengalaman-pengalamannya demi perkembangan perusahaannya.

Sumber :

Basuki, heru A.M. 2008. Psikologi Umum : Seri Diktat Kuliah. Universitas Gunadarma

http://cintaluna-lovelyluna-psikologi.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-drive-reinforcement.html

http://ninda-psikologi.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-teori-drive.html

Psikologi Manajemen

A. MEMPENGARUHI PERILAKU

1. Definisi Pengaruh

Dampak sangat berhubungan erat dengan pengaruh. Bahkan tidak sedikit dari kita yang menganggap bahwa antara dampak dan pengaruh adalah sama. Sampai akhirnya beberapa ahli menguraikan keduanya berdasarkan pendapat apakah dampak dan pengaruh merupakan dua konsep yang berbeda atau salah satu diantaranya merupakan kosep pokok dan yang lainnya merupakan bentuk khususnya.

Berikut ini adalah defini pengaruh menurut para ahli :

§   Wiryanto

Pengaruh merupakan tokoh formal maupun informal di dalam masyarakat, mempunyai ciri lebih kosmopolitan, inovatif, kompeten, dan aksesibel dibanding pihak yang dipengaruhi.

§   M. Suyanto (Amikom Yogyakarta)

Pengaruh merupakan nilai kualitas suatu iklan melalui media tertentu.

§   Uwe Becker

Pengaruh adalah kemampuan yang  terus berkembang yang berbeda dengan kekuasaaan tidak begitu terkait dengan usaha memperjuangkan dan memaksakan kepentingan.

§   Norman Barry

Pengaruh adalah suatu tipe kekuasaaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak dengan cara tertemtu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian, sekali pun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang mendorongnya.

§   Albert R. Roberts & Gilbert

Pengaruh adalah wajah kekuasaan yang diperoleh oleh orang ketika mereka tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan.

2. Kunci-Kunci Perubahan Perilaku

Secara definisi, masyarakat adalah kumpulan individu-individu yang salingberinteraksi dan memiliki komponen perubahan yang dapat mengikat satu individu dengan individu lain dengan perilakunya. Sedangkan perubahan merupakan peralihan kondisi yang tadinya buruk, menjadi baik. Masyarakat yang berubah adalah masyarakat yang terdiri dari satu individu kepribadian (personality) baik. Personality tidak dibentuk dari performance dan style seseorang, melainkan dari adannya daya intelektual dan perbuatan.

Oleh karena itu, kunci perubahan masyarakat adalah membentuk daya intelektual dan perbuatan yang menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan, sehingga terjadilah perubahan perilaku yang secara otomatis diikuti dengan perubahan masyarakat. Maka, persoalan kemiskinan bisa berubah jika terjadi perubahan perilaku di dalam masyarakat.

Perilaku yang akan menjadi kunci perubahan di masyarakat adalah sikap yang mampu melalui berbagai benturan dengan gemilang, adanya kepercayaan diri tanpa batas, dan tekad untuk terus berjuang hingga titik nadir. Perubahan masyarakat akan berimplikasi terhadap perubahan individu, karena di dalamnya ada interaksi sebagai kontrol sosial yang dapat mendidik manusia.

Perilaku adalah respon individu terhadap suatu stimulus atau suatu tindakan yang dapat diamati dan mempunyai frekuensi spesifik, durasi dan tujuan baik disadari maupun tidak :

- Courage: diperlukan keberanian,kebulatan,tekad dan keteguhan hati
- High confidence : kekuatan penggerak hidup anda
- Attitude: mental yang positif
- New action: tindakan yang benar-benar konsisten
- Goal: target atau tujuan yang benar-benar diinginkan
- Excellence :menjadi yang terbaik

3.      Bagaimana Mempengaruhi Orang Lain

                                                 

Cara mempengaruhi orang lain dengan dasar Pendekatan Komunikasi Persuasi dikemukakan oleh Aristotle yang menyatakan terdapat 3 pendekatan dasar dalam komunikasi yang mampu mempengaruhi orang lain, yaitu:

§   Logical argument (logos), yaitu penyampaian ajakan menggunakan argumentasi data-data yang ditemukan. Hal ini telah disinggung dalam komponen data.

§   Psychological/ emotional argument (pathos), yaitu penyampaian ajakan menggunakan efek emosi positif maupun negatif. Misalnya, iklan yang menyenangkan, lucu dan membuat kita berempati termasuk menggunakan pendekatan psychological argument dengan efek emosi yang positif. Sedangkan iklan yang menjemukan, memuakkan bahkan membuat kita marah termasuk pendekatan psychological argument dengan efek emosi negatif.

§   Argument based on credibility (ethos), yaitu ajakan atau arahan yang dituruti oleh komunikate/ audience karena komunikator mempunyai kredibilitas sebagai pakar dalam bidangnya. Contoh, kita menuruti nasehat medis dari dokter, kita mematuhi ajakan dari seorang pemuka agama, kita menelan mentah-mentah begitu saja kuliah dari dosen. Hal ini semata-mata karena kita mempercayai kepakaran seseorang dalam bidangnya.

B.     KOMUNIKASI

1.      Definisi Komunikasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “Komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yg dimaksud dapat dipahami.”

Menurut beberapa ahli :

·         Rogers D. Lawrence Kincaid (1981)

Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam.

·         Everett M. Rogers

Komunikasi adalah proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

·         Shannon dan Weaver (1949)

Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.

2. Dimensi Komunikasi

Dimensi Perspektif Komunikasi

• Komunikasi Sebagai Proses

Komunikasi dipandang sebagai proses yang dimaksudkan disini ialah suatu kegiatan yang berlagsung secara dinamis. Proses yang berarti unsur – unsur  yang ada di dalamnya bergerak aktif, dinamis, dan tidak statis.

• Komunikasi Sebagai Simbolik

Dalam semua konteks komunikasi dimana segala sesuatunya memerlukan dan menggunakan simbol. Simbol dapat di nyatakan dalam bentuk verbal maupun non verbal, dalam setiap daerah, lingkungan atau kumpulan tertentu simbol dapat berbeda – beda sesuai dengan tempat dimana digunakanya simbol tersebut. Karena setiap daerah memaknai simbol tersebut secara berbeda – beda. Meskipun hidup dalam satu bahasa yang sama (inggris), tetapi kita banyak yang berbeda dalam kerangka budaya (MacNamara 1966).

• Komunikasi Sebagai Sistem

Sistem, didefinisikan sebagai suatu aktivitas dimana semua komponen atau unsur yang mendukung saling berinteraksi satu sama lain dalam menghasilkan saluran (Semprivivo 1982). Dengan kata lain sistem adalah seperangkat komponen – komponen serta unsur – unsur yang terhubung dan saling bergantung satu sama lainya serta tidak dapat terpisahkan. Jika salah satu komponen tidak dapat berfungsi secara baik maka sistem itu secara otomatis tidak dapat berjalan secara normal sebagaimana mestinya, ini berarti semua komponen selain harus berinteraksi juga harus dapat berfungsi secara optimal sebagaimana mestinya. Jika dikaitkan dengan proses komunikasi dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah suatu sistem yang dimana tercermin dari unsur – unsur yang mendukungnya sebagai suatu kesatuan antara komunikator, pesan, media, komunikan, dan timbal baliknya (feedback). Jadi, sebuah proses komunikasi tidak akan berlangsung dengan baik jika salah satu unsur didalamnya tidak dapat berfungsing dengan baik pula. Bayangkan jika komunikator, pesan dan komunikan berfungsi secara baik tetapi dalam prosesnya pesan yang disampaikan melalu media (chennel) yang tidak efektif maka tidak akan tersampaikannya pesan secara baik.

• Komunikasi Sebagai Aksi

Komunikasi selalu menggunakan simbol dalam berbagai macam konteksnya, selain itu tidak dapat dipungkiri dalam berbagai komunikasi tidak pernah terjadi tanpa aksi, apakah itu diucapkan , ditulis, maupun dilakukan dalam bentuk isyarat (non verbal), bahkan gerakan dalam bentuk diam pun merupakan aksi.

• Komunikasi Sebagai Aktifitas Sosial.

Komunikasi menjadi jembatan dalam menghubungkan antara kepentingan diri manusia sebagai individu dengan masyarakat disekelilingnya. Karena sudah menjadi sifat yang mendasar pada manusia yakni selalu berusaha untuk berhubungan dengan sesamanya, upaya ini dilakukan untuk menghilangkan keterasingan mereka dan juga untuk mengetahui apa yang sedang terjadi diluar dirinya. Apakah itu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, ataukan untuk kepentingan aktualisasi diri dalam membicarakan masalah – masalah politik, ekonomi, sosial, budaya, seni dan teknologi.

• Komunikasi Sebagai  Multidimensional

Terdapat dua tingkatan yang dapat diidentifikasikan dalam perspektif multidimensional ini yakni dimensi isi dan dimensi hubungan. Kedua dimensi tersebut tidak dapat saling terpisahkan dimana dimensi isi menunjukkan pada kata, bahasa, pesan serta informasi yang terkandung didalamnya. Sementara itu dimensi hubungan merujuk pada bagaimana cara komunikator dalam menyampaikan pesanya kepada komunikan atau bagaimana peserta komunikasi berinteraksi.

Daftar Pustaka :

http://wahyudik.blogspot.com/2013/09/psikologi-manajemen.html

http://bagastripujiantoro-blogspot.blogspot.com/2013/09/psikologi-manajemen.html